プライバシーポリシー

当社の名称・住所・代表者の氏名

株式会社トットメイト

愛知県清須市西枇杷島町子新田１番地の４

代表取締役社長　石原めぐみ

個人情報に関する基本方針

株式会社トットメイト（以下、「当社」という）は、提供する事業に関して取得するすべての方の個人情報の保護を重要な責務と考えています。当社は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守し、以下の基本方針に基づき適切な管理・運用を行い、個人情報の適切な取り扱いに努めます。

1. 個人情報の取得、利用および提供について

当社は、個人情報を適法かつ適切な手段により取得し、取得時に明らかにした利用目的、または取得状況から明らかである利用目的の範囲内でのみ利用します。目的外で利用する必要が生じた場合には、ご本人の同意を得ている場合、または法令で定められている場合を除き、個人情報を利用いたしません。

２.個人情報の第三者提供について

当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者への開示、提供は行いません。
・本人または保護者の同意がある場合
・法令に基づく開示要請がある場合
・人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人または保護者の同意を得ることが困難な場合
・国・自治体等への協力で、同意取得により事務遂行に支障がある場合
・業務委託先に必要な範囲で提供する場合（委託先には適切な管理を義務付けます）

３.個人情報の委託について

当社は、業務遂行上必要な利用目的の範囲内で個人情報の取り扱いを外部に委託する場合があります。その場合は、契約書を締結する等し、委託先に対する適切な管理を実施します。

４.個人情報の安全管理措置について

 当社は、個人情報により特定されるご本人が、自己の個人情報について、開示･訂正･削除･追加･利用停止･消去等を求める権利を有していることを確認し、ご本人からこれらの要求ある場合には、関係法令に従い合理的な範囲において速やかに対応いたします。

（１）基本方針

当社は、お預かりする個人情報の適正な取扱いと安全性を確保するため、不正アクセス・紛失・破壊・改竄・漏洩等に対する予防並びに是正の為、社内規程を整備し、以下の体制で個人データを安全に管理します。

(2)個人データ取扱いに係る規律の整備

個人情報の取得、利用、保存、廃棄等に関する取扱方法をあらかじめ定め、目的外利用の禁止、外部媒体の利用制限、映像・音声データの取扱いルール等を整備しています。さらに個人情報の正確性を保つため、必要に応じて内容の確認・更新を行い、利用目的に照らして必要な期間保存した後、不要となった個人データについては、遅滞なく消去または廃棄するよう努めます。

（３）組織的安全管理措置

個人情報保護管理責任者を設置し、個人情報の取扱状況について定期的な点検・監査を行い、事故・インシデント発生時には速やかに報告・対応できる体制を整えています。また運用管理ソフトウェアを導入し、システム管理部門による定期的な確認を行うとともに、その運用について適宜見直しを行います。また、個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

（４）人的安全管理措置

個人情報を取り扱う従業者に対しては、個人情報の取扱いに関する継続的な教育・研修を行い、適正な取扱いが徹底されるよう監督するとともに、秘密保持契約の締結等により適切な取扱いが徹底されるよう監督します。

（５）物理的安全管理措置

個人情報を取り扱う区域へは入退室管理を行い、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等は施錠できるキャビネット・書庫等に保管します。不要となった書類や電子媒体は、溶解処理等により安全に廃棄します。また、個人データにアクセスできる機器や媒体等はシステム管理部門が台数を管理し、持ち出しに関する管理を行います。

（６）技術的安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩、滅失または毀損を防止するため、アクセス権限の管理、パスワード管理、ログ管理、ウィルス対策ソフトの導入などの技術的安全管理措置を講じています。また、必要に応じてデータの暗号化や通信の暗号化などの対策を実施します。また個人情報を取り扱うクラウドサービスの利用については、当該サービスが提供する安全管理措置を活用しています。個人データにアクセスできる機器を外部へ持ち出す場合には、パスワード設定やVPN等の安全な通信手段を用いて通信を暗号化し、不正アクセスや情報漏えいを防止します。

（７）外的環境の把握

当社は、個人情報を取り扱うシステムの外的環境を確認し、適切な安全管理措置を講じています。

現時点においては、主に国内サーバーを利用するサービスを採用しています。

（８）委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合は、委託先において個人情報の安全管理のために必要な措置が確実に実施されるかを確認し、委託契約に盛り込んだ内容が適切に実施されているかを監督します。

５.個人情報の漏えい等が生じた場合の対応について

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損等が発生した場合、またはそのおそれがある場合には、速やかに事実関係の把握および原因の調査を行い、被害の拡大防止のための措置を講じます。また、法令に基づき、必要に応じて個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を適切に行います。

６.個人情報の開示・訂正・削除・追加・利用停止・消去等について

当社は、個人情報により特定されるご本人が、自己の個人情報について、開示･訂正･削除･追加･利用停止･消去等を求める権利を有していることを確認し、ご本人からこれらの要求ある場合には、関係法令に従い合理的な範囲において速やかに対応いたします。

個人情報の取扱いに関して

当社は、各種サービスの提供における個人情報の取得にあたり、以下の様な目的で個人情報を利用致します。

１.認可保育園・保育所運営受託・学童・児発放デイ・ベビーシッター・集団イベント託児等の保育・子育て支援事業全般に関して取得する個人情報

（１）取得する主な個人情報

・児童の情報（名前、性別など基本情報に加え、健康・医療、発達・障害の特性、生活状況、学校等関係機関　等の情報を含む）

・保護者の情報（氏名、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、勤務先、続柄など）

・お客様の情報（企業・団体名、担当者名、部署、連絡先（電話番号・メールアドレス等）など）

・トラブルや事故に関する情報（事故・ヒヤリハット記録、カメラ映像・動画・音声等）

・行政手続き・補助金申請等に必要な情報（児童票、契約書類、各種届出書類に含まれる情報）

・委託料、利用料の支払い、決済に関わる情報

・その他、保育・子育て支援の提供に必要な範囲の情報

（２）主な利用目的

・連絡、通知、ならびにサービスの提供に必要な連絡調整のため

・児童に対する保育、支援の提供

・お客様の保育所の受託運営、および保育・子育て支援サービスの提供

・保育の質の向上や安全管理、事故分析、トラブル解決　等のため

・当社サービスへのお問い合わせに対応するため

・保育所、他施設での運営管理業務の遂行のため

・契約、その他お取引の履行のため

・当社および当社グループ会社等のホームページ、パンフレット等掲載のため

・サービス等の保守・維持、改良や開発、および当社が提供するサービスや事業等に関するご案内・情報提供のため

・アンケート、市場調査、お客様ご利用状況の分析のため

・上記のほか、利用目的に付随する目的のため

２.生活関連サービス事業全般に関して取得する個人情報

（１）取得する主な個人情報

・お客様の情報（氏名、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、勤務先　等）

・購入や利用の履歴

・利用料の支払い、決済に関わる情報

・その他、サービスの提供に必要な範囲の情報

（２）主な利用目的

・サービスの提供

・当社サービスへのお問い合わせに対応するため

・契約、その他お取引の履行のため

・当社および当社グループ会社等のホームページ、パンフレット等掲載のため

・サービス等の改良や開発、および当社が提供するサービスや事業等に関するご案内・情報提供のため

・アンケート、市場調査、お客様ご利用状況の分析のため

・上記のほか、利用目的に付随する目的のため

３.採用活動に関して取得する個人情報

（１）取得する主な個人情報

・応募者本人の基本的情報（氏名、生年月日、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、顔写真、学歴・職歴、健康診断　等）

・所属する事業、従事する職種に必要な情報（資格証・免許状、障害者手帳　等）

（２）主な利用目的

・採用選考のため

・応募者からの問い合わせ対応のため

・人事管理、労務管理のため

・上記のほか、利用目的に付随する目的のため

４.従業員に関する個人情報

（１）取得する主な個人情報

・本人の基本的情報（氏名、生年月日、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、顔写真、学歴・職歴、健康診断　等）

・所属する事業、従事する職種に必要な情報（資格証・免許状、障害者手帳　等）

・健康診断結果、就労に必要な健康情報、障害者手帳、診断書等

・雇用契約書、労働条件通知書等の内容

・勤怠情報、給与、賞与、社会保険に関する情報

・人事評価、研修履歴

・業務遂行状況、トラブル、事故に関する情報（事故・ヒヤリハット記録、カメラ映像・動画・音声等）

（２）主な利用目的

・当社における適正な雇用管理（勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生の提供）

・保育所等施設の運営管理、法令または行政手続きに基づく届出・報告・監査等への対応

・自治体や公的機関等が実施する公募・選定・審査への参加のため

・保育の質の向上や安全管理、事故分析、トラブル解決　等のため

・当社および当社グループ会社等のホームページ、パンフレット等掲載のため

・サービス等の改良や開発、および当社が提供するサービスは事業等に関する案内・情報提供のため

・環境改善のための調査・アンケート等の実施、及び調査やアンケートをもとにした分析

・上記のほか、利用目的に付随する目的のため

カメラの映像・動画、音声の取り扱い

１.利用の目的

当社は、施設等に設置したカメラ（防犯カメラ等）や動画撮影等により取得した映像および音声（以下「カメラ映像等」）を、以下の目的の範囲内で利用します。

・児童の安全確保および施設内の防犯・防災管理

・事故、トラブルが発生した場合の事実確認や検証

・保育内容の確認、保育の質の向上のため（研修の材料や参考資料としての活用）

・保護者からの申し出に基づく、必要な範囲での事実確認

・保護者、行政機関、委託元企業等からの正当な要請に基づく確認

２.第三者への提供

当社は児童、保護者、当社の管理者・職員、当社または委託元企業の担当・管理部門その他当該事案の対応に必要な範囲の者へカメラ映像等を提供したり、閲覧・確認する場合があります。この場合でも、上記の利用目的の達成に必要な範囲に限定して利用し、上記に該当しない第三者に提供することはありません。ただし、以下の場合を除きます。
・本人または保護者の同意がある場合
・法令に基づく開示要請がある場合
・人の生命、身体、または財産の保護のために必要で、本人または保護者の同意を得ることが困難な場合
・警察、自治体、児童相談所等の行政機関や準ずる機関、医療機関等から正当な理由に基づき協力を求められた場合
・統計的に加工された個人を識別できない情報として利用する場合
・施設運営、事業運営の適正性の確保、公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、本人もしくは保護者の同意を得ることが当該遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

３.映像等の所有者

当社が運営を受託する施設等においては、カメラ映像等が委託元により設置・管理され、児童や当社従業員が記録されます。カメラ映像等の管理方法はカメラ映像等の所有者である委託元の定める基準に従いますが、上記の目的の範囲内で利用します。当社は、委託元が定める管理基準に基づき、必要な範囲で映像の閲覧に協力することがありますが、上記に該当しない第三者に提供することはありません。

保有個人データの開示等のお問い合わせについて

 個人情報保護法に基づく当社保有の個人データについて、ご本人から保有の個人データに関する請求（利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止、消去、第三者提供の停止等）があった場合、当社所定の手続でご本人確認を行い、個人情報保護法の定めに従って適切に対応します。下記のお問い合わせ窓口へご連絡ください。 なお、開示のご請求については当社所定の方法によることとし、一定の手数料をいただきますことをご承知ください。

開示・相談・苦情等のお問合せ窓口

株式会社トットメイト　本部

愛知県名古屋市東区泉1丁目21－27泉ファーストスクエア５F

管理部 総務グループ　電話 052-972-6069

2026年4月1日　株式会社トットメイト